Hymy välittyy myös bitteinä
Monia yrityksiä puhututtaa toimistolla vai etätyössä -teema ja siihen etsitään kullekin organisaatiolle parhaiten sopivia ratkaisuja. Monille yrityksille on mahdollista koota henkilöstö samaan aikaan samaan paikkaan, mutta on myös kansainvälisiä yrityksiä ja tiimejä, joille läsnätyö ei ole realistinen vaihtoehto. Täysin virtuaalinen työympäristö ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita työyksinäisyyttä ja autioita työpäiviä. Monet niistä keinoista, joissa rakennetaan hyvää työyhteisöä, ovat käytettävissä myös silloin, kun työkavereita – tai asiakkaita – kohdataan vain tietokoneiden välityksellä.
Hyvään työilmapiiriin vaikuttavat monet asiat, esimerkiksi selkeät tavoitteet ja tehtäväkuvat, kohtuullinen työmäärä, toimivat prosessit, palautekulttuuri ja kunnolliset työvälineet. Yksi tärkeimmistä asioista on kuitenkin tunnekokemus työyhteisöstä. Kun puhutaan siitä, puhutaan hyväksytyksi ja arvostetuksi tulemisesta.
Kuten organisaatiopsykologi Pekka Tölli toteaa kirjassaan Minä näen sinut – arvostuksen psykologiaa (Tammi 2024), arvostusta osoitetaan usein pienillä arkisilla asioilla: ystävällisillä sanoilla, hyväksyvällä katseella, jakamattoman huomion antamisella, mielipiteen kysymisellä ja sen kunnioittamisella sekä pienillä palveluksilla.
Näistä jokapäiväisistä keinoista hyväksyvä katse on ongelmallinen virtuaalisessa yhteydenpidossa. Webkameran käyttö on ensimmäinen edellytys minkäänlaiselle katseelle. Jos virtuaalisessa palaverissa on läsnä useita osanottajia, ei voi tietää, ketä puhuja katsoo, koska osallistujien kuvat näkyvät eri järjestyksessä näytöissä. Katseella ei siis voi rohkaista ketään osallistumaan eikä osoittaa huomiota. Jos puhujan kamera on katsekorkeudella ja hän katsoo suoraan omaan kameraansa, muille kokouksen osallistujille tulee katsekontaktissa olemisen tunne. Puhuja kuitenkin tällöin kohdentaa katseensa kameran linssiin eikä välttämättä itse koe katseyhteyttä. Jos keskustelukumppani käyttää pöydälle asetetun kannettavan tietokoneen kameraa, hän näyttää katsovan koko ajan jonnekin videoyhteyden alareunaan eikä toisen osapuolen silmiin. Mutta vaikka hyväksyvää katseyhteyttä ei olisi käytettävissä, ilmeet kuitenkin ovat – hymy välittyy myös bitteinä!
Kuuntelu onnistuu hyvin myös virtuaalisesti. Kuten Pekka Tölli kirjassaan toteaa, hyvän kuuntelijan pitää olla utelias kuulemaan, millaisena keskustelukumppani maailman näkee ja mitä hän haluaa sanoillaan viestittää. Myös virtuaalisessa keskustelussa huomio karkaa helposti muualle, introvertilla oman pään sisäiseen maailmaan, kiireisellä tekemistä odottaviin asioihin ja välinpitämättömällä vaikkapa tietokoneen toisessa ikkunassa odottavaan sähköpostisovellukseen.
Hankaluutta tuo myös se, että virtuaalisen keskustelun aloittaminen ei ole yhtä helppoa kuin kuulumisten vaihtaminen toimiston käytävillä kohdatessa. Mutta voisiko yrityksessä olla käytäntöjä, jotka ohjaavat satunnaisiin keskusteluihin eri ihmisten kanssa? Onko sallittua varata kuulumistenvaihtopalavereja työkavereiden kanssa? Tai onko tiimillä luontevia virtuaalikahvitteluhetkiä?
Joillakin yrityksillä on virtuaalisia työkaluja arvostuksen osoittamiseen, esimerkiksi sivustoja, joilta voi lähettää virtuaalisen kiitoksen sähköpostiin. Saattaa myös olla mahdollista kirjoittaa palautetta työkaverin profiiliin jossain käytössä olevassa järjestelmässä. Tällaisten järjestelmien käyttöön tarvitaan kannustusta, esimiesten ja johdon esimerkkiä.
Arvostuksen ja hyväksynnän osoittaminen ei silti ole pelkästään johdon tai HR:n asia. Kun kaikki työyhteisön jäsenet osallistuvat ilmapiirin rakentamiseen itselleen luonteenomaisella, aidolla tavalla, myös virtuaalisessa työympäristössä rakentuu hyvä työilmapiiri.
